电子邮件已经成为生意上最重要的通讯和合作的工具之一。据位于麻省Framingham的IDC调查公司称，在过去的5年里电子邮件的数量已经增加一倍，现在每天达到人与人之间的邮件超过400亿次。而且，在接下来的5年里，预计电子邮件的数量至少每年持续增加18%。 

　　对普通电子邮件用户而言，特定的一天中，超过30%的时间都是在创造，组织，读信和回信。这导致信息超载，从而妨碍集体的生产力和竞争优势。因此，用户对电子邮件作为生产力工具越来越不满。 

　　垃圾邮件是另外一个问题。如果没有合适的保护措施，垃圾邮件占公司所有邮件的数量的20%。虽然垃圾邮件不需要花很多时间去处理，普通用户每天要花大约10分钟时间去阅读或者删除这些垃圾邮件，这每年会由于损失生产力而浪费公司大约每人1250美元。 

　　但最大问题之一，就是我们一般缺乏电子邮件规则和这怎么去影响我们的生产力。这一问题基本没有提到过。我们之中有多少人在电子邮件或邀请函上进行复制，或者受到关于厨房的最新快餐，生日，或者在停车场开着灯的车的电子邮件的大轰炸。我们之中有多少人询问关于电子邮件内容的分类，或者处理由于没有精心制作或者粗鲁的电子邮件而产生的问题? 

　　电子邮件手段可以帮助我们减少无用电子邮件的数量，促进交流和合作，且减少由于该媒介的滥用而产生的挫败感。如果处理得当，这里有一些常见的可以促进节省时间的使用电子邮件的方法。 

　　群回复—当使用者起草邮件或者创写会议邀请时，太容易去复制给很多接收者，或者更厉害的，复制给整个工作组或全部员工。根据最近的案例研究，和提示使用者去更好地关注邮件的分类可以有助于消灭10%的每天收到的邮件。对于一个典型的1000人的公司，仅仅这项措施可以每天减少5700封电子邮件—每封邮件的阅读和处理可以节省三分钟；每天可以节省285小时则每年节省的时间不止相当35个全工作的人—3.5%的全面生产力改善，和潜在的再获得浪费在人力成本上每个员工每年的1800元。 

　　缺乏清晰思路和机智—如果电子邮件写得不好，阅读者还得花更多的时间去辨认信的意思或者发后续电子邮件去询问或验证。更糟的是那些包含着写信者不会面对面对别人说的内容的非业性的电子邮件。组织不好的，使用糟糕的语法的或者有不恰当的生意语言的电子邮件浪费宝贵的时间。 

　　内容改进已经证明了必要电子邮件时间平均有10%到20%的减少，这估计有每天每个使用者有17到34分钟的生产力改进。经过一年，这相当于让35到70种宝贵资源得到更好的利用—3.5%到7.0%的全面生产力改进。这有助于回收每年每个邮件用户由于损失生产力而损失的2100美元到4100美元。 

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