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三、书信类个人公文 随着社会的发展，人与社会的关系也在进行重新建构，书信的运用除传统用法，即公函私函之外，一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人需要而向政府机构、企事业单位、知名学者等所发的事务性的信件，这一类信件的使用量逐渐增多，值得注意。我们将其称为个人公文。 这一类信件同传统信件中的私信有很大不同，它不是亲友之间的通信，与受信人很可能不认识，通信的目的不是告之性而是事务性的；它同事务性公函也不同，公函是机构之间的通信（详见行政类），个人公文的发信人与公函主体不一样。同时，在某一类公函中，有时也不以公函名誉发信，而往往以私人名誉进行联系和勾通，待取得一致之后，才进入公文运行程序。如某公司有可能同另一公司进行某种合作，但两家公司在此之前从未打过交道，彼此也互不认识，在这种情况下，如果直接与公司名誉进行联系，往往会显得唐突和冒昧，在没有更好的联系办法的情况之下，先以公司经理的名誉向对方经理进行联系，再决定下一步的取舍，是比较恰当的选择。 就个人而言，假如他的专业知识对某公司的某种产品可以拿出切实可行的技术升级方案，这也存在一个如何取得联系、如何进行勾通接洽的过程，这时候所运用的，就是事务性的信件。 个人公文的写作与传统信件和公函的写作有密切的关系，但不同之处也是明显的。其结构与书信结构一样： 笺 文 结 构 | 首 部 | 一、称谓 | 二、提称语 | 三、启事敬语 | 四、开头寒暄语 | 中 部 | 五、正文 | 尾 部 | 六、结尾应酬和敬语 | 七、问候祝颂 | 八、自称、署名、礼告敬辞、时间（也可加写信地点） | 九、附候与补述 |
- 称谓
这有两种情况，一种同受信人素不相识，也不知道对方的文化背景，这时称呼应该是姓名之后加先生（或女士）；另一种情况，虽然不认识对方，但通过报刊等传媒已经了解到了对方的文化背景，如一些知名人士，这时称呼便可以有所变化，如某某老师、教授、经理、部长等。 - 提称语
因为是第一次联系，这一部份建议采用现代书信的简捷格式，不必过多劳神。当然也可以斟情使用。 - 启事敬语
直截了当用“您好”即可。 - 开头应酬语
这一部份很重要，这是给人的第一印象，但也容易形成呆板的模式，因此应该力求简捷，不必拖泥带水，一般自我介绍一下（不必详细，如果需要，可将自我介绍作为附件），并表达冒然打扰的歉意，如“素不相识，冒然打扰，请见谅”之类，再简单得体地说一说仰慕原由，然后立刻转入正文。 - 正文
因为是首次联系，在此应对此次联系的目的有一个简单明了的总介，最好是一两句话概括说明一下，切忌绕山绕水，让人生厌。然后才可以比较系统地谈一下自己的初步设想，但不必在此把整个方案罗例出来，具体方案应作为附件另附，因为对方有可能将你的方案交由有关部们研究，如果不另附，就只好连同你的信件一起供众人传阅，这可能会很不方便。 - 结尾应酬语和结尾敬语
如同普通书信一样，应说上一两句客气话，然后用“敬候 回音”之类收束。 - 问候祝颂语
在次可用一些笼而统之的祝颂语，如“顺颂商祺”、“顺致教安”等类。 - 自称、署名、礼告敬辞及时间
自称在次可以省略，直接署上姓名时间及可。 - 补述语
此处与书信不同，不必加附候语，而补述的内容也比较固定，在左侧顶行写清楚自已的通讯志址、住址、工作单位、邮编、电话及可。也可以在此注明附件件数和名称。 |
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